Wanneer je e-mailcontact aangaat met docenten of de organisatie van de Universiteit van Amsterdam is het belangrijk om rekening te houden met de omgangsvorm. Houd e-mails zakelijk en netjes. Houd rekening met de persoon naar wie je een mail stuurt en denk na over de toon, stijl en inhoud van je mail. Hieronder staan een aantal suggesties voor het schrijven van een e-mail binnen de universiteit:
- Wanneer stuur je een email: mail een docent of de organisatie wanneer je een vraag hebt over lesmateriaal, opdrachten of organisatorische problemen. Controleer echter eerst of de informatie die je zoekt elders beschikbaar is, bijvoorbeeld in de studiehandleiding of in de Grote Geschiedenisgids.
- Afzender: gebruik zoveel mogelijk je UvA-mailadres als afzender. Is dit niet mogelijk, gebruik dan een (semi-)professioneel e-mailadres. Denk hierbij na over hoe je mailadres ontvangen kan worden, en probeer een zo zakelijk en duidelijk mogelijk mailadres te gebruiken.
- Onderwerp: geef een kort en helder onderwerp op waarin je benoemt over welk vak of organisatorische sector het gaat en geef de aard van je mail aan, bijvoorbeeld een vraag, opmerking of verzoek.
- Bijlage: controleer bij het toevoegen van een bijlage altijd of deze daadwerkelijk toegevoegd is en of het het juiste document is. Hanteer bij voorkeur duidelijke en relevante benaming voor je bijlage. Ook misstaat het niet om in je mail aan te geven dat je een bijlage hebt toegevoegd en wat de inhoud daarvan is.
- Aanhef: hanteer in de aanhef een beleefde omgangsvorm. Begin de mail met geachte X of beste X. Indien bekend, gebruik dan de academische titels van de aangeschreven persoon. Deze zijn te vinden op de site van de UvA. Anders volstaat mevr. of dhr.. Nota bene: begin nooit met ‘Mr.’, dit is een afkorting voor ‘meester’ (als in: in de Rechten), niet ‘meneer.’ Begin ook niet je mail met alleen ‘Beste,’ zonder vervolgens een naam te noemen. Schrijf dan: ‘Beste meneer/mevrouw,’.
- Stijl: in de lopende tekst van de email is het van belang een professionele, duidelijke stijl te hanteren. Over het algemeen vousvoyeert men bij het eerste contact. Bij verdere correspondentie kan gekozen worden om te tutoyeren. Formuleer je vraag, verzoek of opmerking kort en duidelijk in correct Nederlands of Engels. Leg uit wat je vraag of verzoek is en waarom je deze vraag stelt of dit verzoek doet. Om meer structuur aan te brengen kan het handig zijn de tekst in alinea’s op te breken. Ook alinea’s van één zin zijn mogelijk.
- Afsluiting: sluit de mail af! Gebruik een afsluiting zoals ‘met vriendelijke groet’, of ‘hoogachtend.’ Ook kan je boven de afsluiting een extra regel toevoegen waarin je aangeeft uit te kijken naar een antwoord.
- Bij geen reactie: wanneer je na een aantal werkdagen geen reactie ontvangt is het altijd mogelijk om een herinneringsmail te sturen. Verwijs hierin naar je vorige e-mail of citeer deze. Houd rekening met de mogelijkheid dat degene die je gemaild hebt je bericht heeft gemist, door drukte niet tot reageren gekomen is of door persoonlijke omstandigheden niet tot antwoorden in staat is geweest. Als je na één of twee herinneringsmails (afhankelijk van de urgentie) nog geen reactie ontvangen hebt, neem dan contact op met de vakcoördinator of opleidingscoördinator.